Política de Privacidad – Horarium

¿Quién es el Responsable del tratamiento?

En relación con los datos de empleados de las empresas clientes (registros de jornada, fichajes, etc.), SUMA RECURSOS actúa principalmente como Encargado del tratamiento, y cada empresa cliente es el Responsable respecto de sus personas trabajadoras. Esta situación se regula mediante el correspondiente Contrato de Encargo de Tratamiento (DPA).

¿Qué datos tratamos y con qué finalidades?

Datos de navegantes y personas que contactan con nosotros

Cuando visitas nuestras webs o nos contactas a través de formularios, correo electrónico o teléfono, podemos tratar:

• Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, empresa, teléfono, e-mail.
• Datos de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo, logs de acceso, etc.
• Datos incluidos en tu mensaje o consulta.

Finalidades principales:

• Atender solicitudes de información, soporte y consultas comerciales.
• Gestionar el alta de cuentas de prueba y demo de Horarium.
• Envío de comunicaciones informativas o comerciales sobre Horarium y otros servicios de SUMA RECURSOS.
• Mejorar la experiencia de uso de la web, seguridad y mantenimiento técnico.
• Permitir el funcionamiento de la web mediante cookies técnicas y de personalización.

Datos de clientes (empresa/administración de la cuenta Horarium)

Cuando una empresa se da de alta en Horarium y contrata el servicio, tratamos:

• Datos del representante/usuario administrador: nombre, apellidos, cargo, e-mail corporativo, teléfono.
• Datos de facturación: razón social, NIF/CIF, domicilio fiscal, datos de contacto de facturación.
• Datos de la cuenta Horarium: configuración de empresa, usuarios, logs de administración, preferencias, etc.
• Datos de pago: gestionados a través de Stripe, sin que SUMA RECURSOS almacene los datos completos de la tarjeta.

Finalidades principales:

• Gestión de la relación contractual y prestación del servicio Horarium.
• Gestión de facturación, cobros, devoluciones, dunning y contabilidad.
• Gestión del área de cliente, acceso al histórico de facturas, configuración de la cuenta, etc.
• Envío de comunicaciones relacionadas con el servicio, avisos técnicos, cambios de condiciones.
• Envío de información comercial sobre mejoras del servicio y productos relacionados.
• Prevención del fraude, seguridad y monitorización de incidencias en la plataforma.

Datos de personas trabajadoras (empleados de las empresas clientes)

Las empresas clientes introducen en Horarium datos de sus personas trabajadoras para cumplir con su obligación legal de registro diario de jornada y otras obligaciones laborales.

Normalmente se tratan:

• Identificativos mínimos para el control horario: nombre y/o identificador interno, documento identificativo, código o PIN de fichaje (cifrado).
• Datos derivados del uso del sistema de fichaje: eventos de fichaje con fecha y hora, motivo de las pausas, dirección IP, identificador de dispositivo.
• Datos de uso para informes y auditoría: resúmenes diarios y mensuales de tiempo trabajado, pausas, exportaciones realizadas.

En estos casos, la empresa cliente (empleador) es el Responsable del tratamiento y SUMA RECURSOS / Horarium actúa como Encargado del tratamiento.

Horarium no utiliza los datos de fichaje de los trabajadores con fines de marketing, ni para tomar decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ellos.

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de los datos?

Dependiendo de la relación y tipo de datos, la base legal será:

¿Durante cuánto tiempo conservamos los datos?

• Datos de navegación y formularios web: durante el tiempo necesario para atender la consulta y mientras exista relación comercial.
• Datos de clientes (empresa/administración): mientras se mantenga la relación contractual y posteriormente durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades legales (5–6 años en materia contable y fiscal).
• Datos de registro de jornada de personas trabajadoras: como mínimo 4 años, en línea con la normativa de registro de jornada. La empresa cliente puede determinar plazos superiores.

Cuando no sea necesario mantener los datos identificados, podremos bloquearlos, seudonimizarlos o anonimizar la información para fines estadísticos o de mejora del servicio.

¿A quién comunicamos los datos?

Con carácter general, no vendemos ni comercializamos datos personales. Podemos comunicar datos a:

Proveedores que actúan como Encargados del tratamiento:

• Proveedor de hosting y servicios de infraestructura.
• Proveedor de pasarela de pago (Stripe Payments Europe, Ltd. y entidades del grupo Stripe).
• Proveedores de servicios de e-mail transaccional, herramientas de soporte y monitorización.
• Asesoría/gestoría para cumplimiento contable y fiscal.

Con todos ellos se firma el correspondiente Contrato de Encargo de Tratamiento.

También podremos comunicar datos a:

• Administraciones públicas, jueces y tribunales cuando exista obligación legal o requerimiento oficial.
• Inspección de Trabajo y Seguridad Social, a través de la empresa cliente, para la puesta a disposición de los registros de jornada.

Transferencias internacionales de datos

Algunos de nuestros proveedores (por ejemplo, Stripe u otros servicios tecnológicos) pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo.

En estos casos, nos aseguramos de que las transferencias se realicen con las garantías adecuadas, de acuerdo con el RGPD, mediante:

• Decisiones de adecuación de la Comisión Europea; y/o
• Firma de Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea; y/o
• Aplicación de medidas contractuales, organizativas y técnicas adicionales (encriptación, seudonimización, etc.).

Puedes solicitarnos información más detallada sobre estas transferencias en info@sumarecursos.com.

¿Cuáles son tus derechos en materia de protección de datos?

Tanto las personas usuarias como las personas trabajadoras cuyos datos son tratados a través de Horarium pueden ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: saber qué datos personales tratamos y obtener copia de los mismos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión ("derecho al olvido"): cuando los datos ya no sean necesarios para las finalidades para las que se recogieron.
• Limitación del tratamiento: solicitar que se limiten los tratamientos de datos en determinadas circunstancias.
• Oposición: oponerse a determinados tratamientos, por ejemplo, comunicaciones comerciales basadas en interés legítimo.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y trasladarlos a otro responsable.

¿Cómo ejercer tus derechos?

• Si eres cliente o usuario de Horarium, puedes dirigir una solicitud a:
  • Correo electrónico: info@sumarecursos.com
  • Correo postal: SUMA RECURSOS S.L., C/ Huerta del Recuero, 7 – 14011 Córdoba (España).
• Si eres persona trabajadora de una empresa que usa Horarium, deberás dirigirte principalmente a tu empresa (empleador) como Responsable del tratamiento.

Medidas de seguridad

SUMA RECURSOS se compromete a tratar los datos personales respetando en todo momento los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, aplicando medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo:

• Cifrado de contraseñas y PINs mediante algoritmos seguros.
• Control de accesos y perfiles de usuario diferenciados (empresa/empleados).
• Registros de actividad (logs) y auditoría de eventos críticos.
• Políticas de copias de seguridad y recuperación ante desastres.
• Canales cifrados (HTTPS/TLS) para el acceso a la aplicación.
• Procedimientos internos de gestión de incidentes de seguridad y notificación cuando sea exigible por la normativa.

Tratamientos como Encargado del tratamiento (DPA Horarium)

En el marco de la prestación del servicio Horarium a empresas, SUMA RECURSOS actúa como Encargado del tratamiento respecto de los datos de personas trabajadoras. Esto se regula mediante un Contrato de Encargo de Tratamiento (DPA) que:

• Define las instrucciones documentadas de la empresa cliente.
• Establece las medidas de seguridad que SUMA RECURSOS se compromete a aplicar.
• Regula el uso de subencargados (como proveedores de hosting o Stripe).
• Incluye las condiciones de retención y devolución/supresión de los datos al finalizar el servicio.
• Garantiza que, incluso en caso de impago, el sistema mantendrá un modo de solo lectura que permita consultar y exportar los registros de jornada.

Si eres empresa cliente, puedes solicitar copia o información detallada del DPA vigente contactando con nosotros.

Cambios en la Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para:

• Adaptarla a cambios legislativos o de criterios de autoridades de control.
• Reflejar cambios en nuestros servicios, procesos internos o proveedores.

En caso de cambios relevantes, lo notificaremos a través de nuestros sitios web y, cuando proceda, mediante comunicaciones directas a nuestros clientes.

Contacto en materia de protección de datos

Para cualquier cuestión relacionada con la presente Política de Privacidad o con el tratamiento de tus datos personales, puedes contactar con nosotros: